入力内容保存/読込

TGSW2021 Participants Consent Form / TGSW2021参加者同意フォーム

This is the Consent Form for Tsukuba Global Science Week (TGSW) 2021 visitors.
First of all, please read and agree with the Privacy Policy for TGSW.
If you agree, you will be informed about the registration form for each session.
Please note we don’t issue any certificate of participation to TGSW 2021.

このフォームはTsukuba Global Science Week (TGSW) 2021の同意フォームです。
TGSWのプライバシーポリシーをお読みいただき、同意をお願いいたします。
同意頂いた方には、各セッションの参加フォームが案内されます。
Language Selection
Selecting Japanese will display the privacy policy in Japanese.

日本語を選択するとプライバシーポリシーが日本語で表示されます。

                              2021年7月
                             TGSW事務局

   Tsukuba Global Science Week(TGSW)におけるプライバシーポリシー

国立大学法人筑波大学(以下「法人」といいます。)は、法人が主催する国際会議(Tsukuba Global Science Week(以下「TGSW」といいます。)の参加希望者に、本プライバシーポリシー第1項に掲げる目的のため、個人データのご提供をお願いしています。取得した個人データは、日本国の関係法令、法人の法人規則等を遵守し、セキュリティの重要性を認識した上で適切に取り扱います。
TGSWへの参加を希望される全ての方は、本プライバシーポリシーをご確認願います。
この取り扱いに同意いただける場合は、プライバシーポリシー確認欄の「同意」の項にチェックを入れてください。
ご同意いただけない場合は、法人への個人情報への提供はご遠慮ください。その場合には、TGSWへの参加やTGSWの関連Webサイトをご利用いただくことはできませんのでご了承願います。

*欧州経済領域及び英国(以下「EEA等」といいます。)に居住する方へ
EEA等に所在する方から提供いただく個人データについては、前述の日本国の関係法令、法人の法人規則等に加え、EU一般データ保護規則第2016/679号(General Data Protection Regulation(以下「GDPR」といいます。)を遵守し、セキュリティの重要性を認識した上で適切に取り扱います。また、ご提供いただいた個人データについては、EEA等域外に所在する法人へ移転します。なお、法人はGDPR第45条に規定された十分性認定を受けておりません。
この取扱い及び域外移転に同意いただける場合は、プライバシーポリシー確認欄の「同意」の項にチェックを入れてください。


1 個人データの利用目的
・経理業務のため
・銀行口座に謝金などの必要経費を振り込むため
・貴殿の安全確保、危機管理対応のため
・貴殿からのお問い合わせへの回答のため
・貴殿からの特別な要望に応じて食事やその他サービスを提供するため
・参加者向けアンケート調査やフィードバックの収集のため
・TGSW参加者の傾向を把握するため
・今後のTGSWの開催案内を送付するため
・提供頂いた個人データの取り扱いに関する法律やポリシーの変更をお知らせするため
・その他TGSWに関する業務上必要な諸手続き及び連絡等のため
*欧州経済領域及び英国(以下「EEA等」といいます。)に居住する方へ
法人が提供いただいた個人データを利用する法的根拠は、GDPR第6条第1項所定のデータ主体による「同意」(同項(a))です


2 取得する個人データ
法人は貴殿及び同行者のTGSW参加にあたり、以下の個人データを提供頂きます。
・氏名、所属、職名、Emailアドレス、国籍(市民権)、居住国
また、以下の個人データについては、講演や出張の依頼、航空券や宿泊先の手配、謝金の支払い、特別なサポートへの対応など、必要に応じて別途提供頂くことがあります。
・勤務先または所属機関の連絡先(住所・職名・Emailアドレス・電話番号)
・連絡先(自宅住所、電話番号)
・旅券(パスポート)の個人データページの写し、市民権
・略歴(CV)、写真
・法人への問合わせ内容、特別な要望、アンケート調査の回答を含む、法人へ提供される情報
・銀行口座情報
・緊急時の連絡先
・その他TGSWへの参加又は事後対応のために必要とされる最小限度の情報

3 個人データの管理
法人は、取得した個人データを適切に管理し、次回のTGSW実施終了年度まで保存するとともに、個人データの漏えい、滅失又は毀損等の防止のため必要な措置を講じます。
4 個人データの第三者への提供 
取得した個人データは、あなたの同意を得ている場合を除き、原則として法人外の第三者に提供することはありません。
ただし、以下の場合には必要最小限の範囲において提供を行うことがあります。
・法務省出入国管理庁にあなたの個人データの開示を求められた場合
・法令遵守の一環として保険会社等にあなたの個人データを提供する場合
・TGSW参加中に、病気・事故、自然災害が発生した場合、あなたの安全確保や危機管理のため、病院や行政機関などに個人データの提供を求められた場合

5 個人データの取扱い業務の委託 
法人は、第1項に掲げた利用目的を達成するため、必要最小限の範囲において取得したデータを取り扱う業務を委託する場合があります。この場合、法人は個人データに関する秘密保持、目的外利用の禁止等の義務について契約を締結している処理者を委託先として選定し、個人データの安全管理が適切に行われるよう必要な監督を行います。

6 データ主体の権利
データ主体は、次に掲げる権利を有します。これらの権利行使等を希望される場合は、第7項の問合せ先まで事前にご連絡ください。
(1) 自己に関係するの個人データ及び個人データの取扱いに関する情報へアクセスする権利
(2) 自己に関係する個人データの訂正又は消去を求める権利
(3) データ主体と関係する取扱いの制限を管理者から得ることを要求する権利
(4) データポータビリティの権利
(5) 自己に関係する個人データの取扱いに対して異議を述べる権利
(6) データ主体に関する法的効果を発生させる、又はデータ主体に対して同様の重大な影響を及ぼすプロファイリングを含む専ら自動化された取扱いに基づいた決定の対象とされない権利
(7) 不利益を受けずにいつでも同意を撤回する権利(ただし、その撤回前の同意に基づく取扱いの適法性に影響を与えるものではありません。)
【EEA等居住者の場合】
(8) EEA等の各国に設置されているGDPRの適用を監視するための監督機関に異議を申し立てる権利


7 問合せ先(個人データの管理者)
国立大学法人筑波大学
TGSW事務局
E-mail: TGSWsecretariat@un.tsukuba.ac.jp
                              July 2021
                          TGSW secretariat

     Privacy Policy for Tsukuba Global Science Week (TGSW)

For the purposes described in section 1 of this Privacy Policy, the University of Tsukuba (hereinafter, the “University”), a national university corporation, will ask people planning to participate in the Tsukuba Global Science Week (hereinafter, the “TGSW”), an international convention hosted by the University, to provide their personal data. Personal data to be provided will be processed appropriately in compliance with applicable Japanese laws and regulations, the University’s own rules, etc., with strong awareness of the importance of security.

All prospective participants of the TGSW are required to read this Privacy Policy.
If you agree to this condition, please check the “Agree” box in the “Privacy Policy Confirmation” check box.

If you do not agree, please do not provide your personal information to the University. Please note that in such a case, you cannot participate in the TGSW or use the TGSW-related websites.

[For residents of the European Economic Area (EEA) and the United Kingdom (UK)]
Personal data to be provided by residents of the EEA and the UK will be processed appropriately in compliance with the General Data Protection Regulation (EU) 2016/679 (GDPR), in addition to applicable Japanese laws and regulations, the University’s own rules, etc., with strong awareness of the importance of security. Such personal data will be transferred to the University, which is located outside the EEA and the UK, and the Commission has not decided that the University offers an adequate level of data protection in accordance with Article 45 of the GDPR.
If you agree to this condition as well as the transfer of your personal data to countries outside the EEA and the UK, please check the “Agree” box in the “Privacy Policy Confirmation” column.


1. Purposes of the use of personal data
The University will use personal data for the following purposes.
・ To register for participation in the TGSW
・ To provide announcements concerning the details of the TGSW and notices for registered participants
・ To show participants’ names, affiliation, department, etc. on the TGSW website or online conference systems for the purpose of properly operating the TGSW
・ To show participants’ names, affiliation, department, etc. in the TGSW’s publications and reports
・ To request travel agencies to reserve airline tickets
・ To provide accommodation information or make accommodation arrangements
・ To issue invitations or visa application documents
・ To carry out procedures for security export control
・ To perform accounting work
・ To transfer money for rewards and other necessary expenses to bank accounts
・ To ensure your safety and carry out crisis management measures
・ To reply to your inquiries
・ To respond to your special requests for meals and other services
・ To conduct questionnaire surveys with participants and collect feedback
・ To understand demographic trends among participants of the TGSW
・ To send announcements for future TGSW sessions
・ To notify changes in laws and policies relating to the processing of personal data provided
・ To perform various other procedures necessary to operate the TGSW, send necessary notices, and so on
[For residents of the EEA and the UK]
The legal basis for the University to use personal data obtained is the consent given by the data subject (Article 6, paragraph 1, item (a) of the GDPR).

2. Personal data to be obtained
The University will ask you and those accompanying you for the TGSW to provide the following personal data.
・ Name, affiliation, department, job title, e-mail address, nationality (citizenship), country of residence

In addition, the University may ask participants to provide the following personal data on an as-needed basis in order to make requests for speeches, make arrangements for airline tickets and accommodations, pay rewards, provide special support, and so on.
・ Contact information of the place of employment or activity (address, job title, e-mail address, telephone number)
・ Contact information (residence address, telephone number)
・ Copy of the personal data pages of the passport
・ Career summary (CV), photo
・ Information provided to the University, including inquiries made to the University, special demands, and replies to questionnaire surveys
・ Bank account information
・ Emergency contact information
・ Other minimum information for participation in the TGSW or implementation of necessary procedures after the TGSW

3. Management of personal data
The University will appropriately manage personal data obtained, retain such data until the end of the fiscal year in which the next TGSW is held, and take necessary measures to prevent leakage, loss, damage, etc. of personal data.

4. Provision of personal data to third parties
The University will not provide your personal data to third parties, except when your consent has been received.
However, in the following cases, the University may provide personal data to third parties within a minimally necessary range.
・ In cases where the Ministry of Justice’s Immigration Services Agency demands disclosure of your personal data.
・ In cases where your personal data are provided to insurance companies, etc. as part of efforts to comply with laws and regulations.
・ In cases where you fall sick or are involved in an accident or a natural disaster while you participate in the TGSW, and hospitals, administrative agencies, etc. ask for your personal data in order to secure your safety or carry out risk management measures.


5. Outsourcing of the processing of personal data
To achieve the purposes described in section 1 of this Privacy Policy, the University may outsource the processing of personal data obtained to external entities within a minimally necessary range. In such a case, the University will choose a data processing agent with which a contract has been entered into concerning obligations such as those to maintain the confidentiality of personal data and refrain from using data for purposes other than the above-mentioned purposes. The University will exercise necessary supervision to ensure that the data processing agent manages personal data safely and appropriately.

6. Rights of the data subject
The data subject will have the following rights. If you desire to exercise these rights, please contact the TGSW Secretariat in advance. The contact information of the TGSW Secretariat is provided in section 7 of this Privacy Policy.
(1) Right to access the data subject’s own personal data and information on the processing of such data
(2) Right to request rectification or erasure the data subject’s own personal data.
(3) Right to request the data controller for restriction of processing concerning the data subject
(4) Right to data portability
(5) Right to object to processing of the data subject’s own personal data
(6) Right not to be subject to a decision based solely on automated processing, including profiling, which produces legal effects concerning the data subject or similarly significantly affects him or her
(7) Right to withdraw consent at any time without being subject to any disadvantages. (However, the withdrawal of consent does not affect the lawfulness of processing based on consent before its withdrawal.)
[For residents of the EEA and the UK]
(8) Right to lodge a complaint with a supervisory authority established in each country to supervise the application of the GDPR



7. Contact information (personal data controller)
The University of Tsukuba
TGSW Secretariat
e-mail address: TGSWsecretariat@un.tsukuba.ac.jp

Privacy Policy Confirmationrequired
Please fill out the following information in English to register for TGSW 2021.

下記の質問項目に英語で情報を入力し、登録を行ってください。
Title / 敬称required
Title

Please specify
詳細をご記入ください。
Name / 氏名required
e.g. SATO Hanako
Affiliation-1 (University/Institution)/
所属1(大学/機関名)required
e.g. University of Tsukuba
Affiliation-2
(Department) /
所属2(部署・組織名)required
e.g. Graduate School of Life and Environmental Science
Position / 職名required
Position in detail /
職名詳細
Nationality (Citizenship) / 国籍required
e.g. Japan, USA, Germany, China
Nation of Current Residence /現在の居住国・地域required
e.g. Japan, UK, Indonesia
Mail address / メールアドレスrequired

Confirmation